管理辦法

99年07月27日制訂

100年07月19日簽呈修訂通過

103年04月09日簽呈修訂通過

106年09月20日簽呈修訂通過

107年06月15日簽呈修訂通過

      壹、目的:

                為使本院會議室之管理及借用有所遵循,特制定本辦法。

      貳、適用範圍︰

一、一般會議室: (開放全院借用之會議室)

1.院內各單位。

2.院外之政府機構、學校、學術(會)研究機構、民間企業、公益團體、財團法人及教會等單位舉辦之各項會議。

        二、專用會議室:

              本院各病房及各醫事職系(含藥事、醫事放射、醫事檢驗、護理、營養、呼吸治療、物理治療、職能治療、臨床心理、語言治療)會議室,以提供本院各單位討論會、學術演講會、員工講習訓練、定期會議、各委員會及其他會議之使用為原則。

      參、管理者暨管理事項:

     一、負責管理者:

  1.  一般會議室由總務室專責單位管理
     
  2. 病房會議室:由該病房護理主管負責管理
     
  3. 醫事職系會議室:由該醫事職系主管負責管理

            二、管理事項:

            1.負責有關借用管理事宜

            2.負責會議室環境整潔、設備維護、修繕申請等管理

            3.借用登錄記錄單於每月最後一天收集成冊留存備查[共用會議室除外]。

      院外單位借用         

 一、收費標準                  

會議場地一覽表

地點 場地名稱 設備內容 容納人數
 

 

 

 

戴德森 國際會議廳

(禁帶飲食入場)

單槍.筆電.有(無)麥克風.錄放影機.雷射光筆.

備註:

1.可接受自備器材,若欲使用院內器材須由院內工作人員操作。


2.口譯人員及設備需自備
490人
第二講堂 單槍投影機、布幕、電腦、白板、DVD放影機 140
B02階梯教室 50
B01平面會議室 50
B03平面會議室 100

備註:

  1. 計價方式:每場以4小時為一計費單位,未滿4小時者以4小時計算。
  2. 彩排[預演]:彩排僅限一場,以場租五折收費。
  3. 會場佈置/拆裝費用:每小時$2,000元。
  4. 攝影$6,000元/場/一機,兩機12,000元/場,以此類推。
  5. 會議室場租費經審查核可最高優惠者,僅需負擔基本費(基本費不予折扣)。

(1)中大型會議室基本費$6,000元/天。

(2)第一會議室、B01、B02、B03會議室,基本費$500元/4小時。

(3)第八會議室、12D會議室,基本費$300元/4小時。

二、使用限則:

1、任何會議場地之借用時間需配合醫院管制時間請於21:30結束22:00以前離場。

2、國際會議廳可接受自備器材,若欲使用院內器材須由院內工作人員操作。

3、口譯人員及設備需自備。

4、借用會議室需事先了解場地既有設施設備,不足之設施設備需自行處理。

5、彩排須於活動開始前1小時結束。

6、活動結束時間逾時,則每小時加收場地租金的20%(未滿1小時以1小時計收)。

簽核程序:

(1) 中大型會議室(國際會議廳、第二講堂、9B禮拜堂)

※教會活動場地租金須經院牧部部主任核准通過,始予以優惠金額收取。

※非教會性質活動之簽核程序。

* 院內主辦簽核至科室主任以上。

* 本院共同主辦、共同合辦、共同承辦,費用優惠折扣需簽核至 副院長。

(2) 小型會議室簽核至科室主任。   

、申請流程:

一、院內單位借用:

1、借用一般會議室請進入院內OA「會議室管理系統」

(1) 小型會議室自行登錄借用資訊。

(2) 國際會議廳需填具『場地借用申請單』(附件一)提出借用申請。

(3) 非院內主辦之活動,須填具『場地借用申請單』提出借用申請並繳交費用。

2、領用鑰匙:使用前請至管理單位領取鑰匙、簡報器並登記領用單,結束後歸還。

3、院內借用單位於使用前先行熟悉會議室之音響設備操作,並提早預備,設備操作方面如不熟悉,請洽管理單位另行安排學習時間。

4、專用會議室請洽各場地負責人。

二、院外單位:

  1. 洽訂方式:以電話、公文、e-mail或親自前來與本院會議室管理單位洽訂。

                聯絡電話:05-2765041轉8504、7584、傳真:05-2765041轉7589

                電子信箱:meeting@cych.org.tw

   2、填寫申請表:填寫場地設備需求表申請(附件一)。

   3、結帳方式:現金或匯款,專案簽准後於使用前繳清相關費用。

   4、變更登記:取消、變更使用時間,需於使用日前一週辦妥更改。

   5、研討會相關檔案需提前測試檔案是否能順利開啟。

、衝堂規則:

  下列狀況會議場地衝堂時,將由管理單位主導調整。

  1、評鑑用場地優於其他會議活動,優先提供。

 2、全國性會議活動優於地區性會議活動。

 3、院外借用有收費者優先於無收費者。

 4、九樓禮拜堂之聯合性禮拜用途優先於會議用途。

 5、特殊會議活動,則由上級主管裁示。

、場地設備規範

1、會場內之相關設備牆面嚴禁雙面膠帶黏貼、鑽孔、塗裝、打釘等行為,若有毀損需付賠償責任。

2、會場內嚴禁使用火焰(明火)、有毒化學物品、乾粉式燒煙機等危險特效設備。

3、會場內嚴禁攜帶飲料食物進入,違者不再出借場地使用。

4、如有其他演出特殊效果,需事先取得本院管理單位同意。

5、如有外加器材於觀眾席區域,需事先取得本院管理單位同意。

6、活動期間請工作人員佩帶工作證。

7、相關器材架設需保持舞台前後出入口及走道之通暢。

8、活動之海報、標示指示,均須張貼於規定的海報架上,嚴禁隨意張貼於牆面或門板上。

9、如有違背政府法令及院方相關規定時,院方有權立刻停止使用。

 

參考檔案: 管理辦法