99年07月27日制訂
100年07月19日簽呈修訂通過
103年04月09日簽呈修訂通過
106年09月20日簽呈修訂通過
107年06月15日簽呈修訂通過
壹、目的：
為使本院會議室之管理及借用有所遵循，特制定本辦法。
貳、適用範圍︰
一、一般會議室： (開放全院借用之會議室)
1.院內各單位。
2.院外之政府機構、學校、學術(會)研究機構、民間企業、公益團體、財團法人及教會等單位舉辦之各項會議。
二、專用會議室：
本院各病房及各醫事職系(含藥事、醫事放射、醫事檢驗、護理、營養、呼吸治療、物理治療、職能治療、臨床心理、語言治療)會議室，以提供本院各單位討論會、學術演講會、員工講習訓練、定期會議、各委員會及其他會議之使用為原則。
參、管理者暨管理事項:
一、負責管理者:
- 一般會議室由總務室專責單位管理
- 病房會議室:由該病房護理主管負責管理
- 醫事職系會議室:由該醫事職系主管負責管理
二、管理事項:
1.負責有關借用管理事宜
2.負責會議室環境整潔、設備維護、修繕申請等管理
3.借用登錄記錄單於每月最後一天收集成冊留存備查[共用會議室除外]。
肆、院外單位借用
一、收費標準
會議場地一覽表
| 地點 |
場地名稱 |
設備內容 |
容納人數 |
|
路
加
堂
|
戴德森 國際會議廳
(禁帶飲食入場)
|
單槍.筆電.有(無)麥克風.錄放影機.雷射光筆.
備註:
1.可接受自備器材，若欲使用院內器材須由院內工作人員操作。
2.口譯人員及設備需自備 |
490人 |
| 第二講堂 |
單槍投影機、布幕、電腦、白板、DVD放影機 |
140 |
| B02階梯教室 |
50 |
| B01平面會議室 |
50 |
| B03平面會議室 |
100 |
備註:
- 計價方式：每場以4小時為一計費單位，未滿4小時者以4小時計算。
- 彩排[預演]：彩排僅限一場，以場租五折收費。
- 會場佈置/拆裝費用：每小時$2,000元。
- 攝影$6,000元/場/一機，兩機12,000元/場，以此類推。
- 會議室場租費經審查核可最高優惠者，僅需負擔基本費(基本費不予折扣)。
(1)中大型會議室基本費$6,000元/天。
(2)第一會議室、B01、B02、B03會議室，基本費$500元/4小時。
(3)第八會議室、12D會議室，基本費$300元/4小時。
二、使用限則:
1、任何會議場地之借用時間需配合醫院管制時間請於21:30結束22:00以前離場。
2、國際會議廳可接受自備器材，若欲使用院內器材須由院內工作人員操作。
3、口譯人員及設備需自備。
4、借用會議室需事先了解場地既有設施設備，不足之設施設備需自行處理。
5、彩排須於活動開始前1小時結束。
6、活動結束時間逾時，則每小時加收場地租金的20%(未滿1小時以1小時計收)。
簽核程序:
(1) 中大型會議室(國際會議廳、第二講堂、9B禮拜堂)
※教會活動場地租金須經院牧部部主任核准通過，始予以優惠金額收取。
※非教會性質活動之簽核程序。
* 院內主辦簽核至科室主任以上。
* 本院共同主辦、共同合辦、共同承辦，費用優惠折扣需簽核至 副院長。
(2) 小型會議室簽核至科室主任。
伍、申請流程:
一、院內單位借用：
1、借用一般會議室請進入院內OA「會議室管理系統」
(1) 小型會議室自行登錄借用資訊。
(2) 國際會議廳需填具『場地借用申請單』(附件一)提出借用申請。
(3) 非院內主辦之活動，須填具『場地借用申請單』提出借用申請並繳交費用。
2、領用鑰匙：使用前請至管理單位領取鑰匙、簡報器並登記領用單，結束後歸還。
3、院內借用單位於使用前先行熟悉會議室之音響設備操作，並提早預備，設備操作方面如不熟悉，請洽管理單位另行安排學習時間。
4、專用會議室請洽各場地負責人。
二、院外單位：
- 洽訂方式：以電話、公文、e-mail或親自前來與本院會議室管理單位洽訂。
聯絡電話:05-2765041轉8504、7584、傳真:05-2765041轉7589
電子信箱：meeting@cych.org.tw
2、填寫申請表：填寫場地設備需求表申請(附件一)。
3、結帳方式：現金或匯款，專案簽准後於使用前繳清相關費用。
4、變更登記：取消、變更使用時間，需於使用日前一週辦妥更改。
5、研討會相關檔案需提前測試檔案是否能順利開啟。
陸、衝堂規則:
下列狀況會議場地衝堂時，將由管理單位主導調整。
1、評鑑用場地優於其他會議活動，優先提供。
2、全國性會議活動優於地區性會議活動。
3、院外借用有收費者優先於無收費者。
4、九樓禮拜堂之聯合性禮拜用途優先於會議用途。
5、特殊會議活動，則由上級主管裁示。
柒、場地設備規範︰
1、會場內之相關設備牆面嚴禁雙面膠帶黏貼、鑽孔、塗裝、打釘等行為，若有毀損需付賠償責任。
2、會場內嚴禁使用火焰(明火)、有毒化學物品、乾粉式燒煙機等危險特效設備。
3、會場內嚴禁攜帶飲料食物進入，違者不再出借場地使用。
4、如有其他演出特殊效果，需事先取得本院管理單位同意。
5、如有外加器材於觀眾席區域，需事先取得本院管理單位同意。
6、活動期間請工作人員佩帶工作證。
7、相關器材架設需保持舞台前後出入口及走道之通暢。
8、活動之海報、標示指示，均須張貼於規定的海報架上，嚴禁隨意張貼於牆面或門板上。
9、如有違背政府法令及院方相關規定時，院方有權立刻停止使用。
參考檔案: 管理辦法