99年07月27日制訂

100年07月19日簽呈修訂通過

103年04月09日簽呈修訂通過

106年09月20日簽呈修訂通過

107年06月15日簽呈修訂通過

111年05月27日簽呈修訂通過

      壹、目的：

              戴德森醫療財團法人嘉義基督教醫院（以下簡稱本院）為使會議室之租借及管理有所遵循，特訂定本要點。

      貳、適用範圍︰

　　　　(一)公用會議室：

1.院內：戴德森醫療財團法人所轄單位。

　　　　　　(1)醫院主辦、共同主辦、協辦之各項會議或活動。

　　　　　　(2)院牧部審核同意之各項會議或活動。

2.院外：提供會議室租借範圍如附件一。    　　　

　(二)專用會議室：

　本院各病房及各醫事職系(含藥事、醫事放射、醫事檢驗、護理、營養、呼吸治療、物理治療、職能治療、臨床心理、

　語言治療)會議室，以提供本院各單位討論會、學術演講會、員工講習訓練、定期會議、各委員會及其他會議之使用為原則。

      參、管理者暨管理事項:

　(一)負責管理者：

1.公用會議室：由總務室傳送組負責管理。

2.病房會議室：由該病房護理主管負責管理。

3.醫事職系會議室：由該醫事職系主管負責管理。

　　　(二)管理事項：

1.負責有關租借管理事宜。

2.負責會議室環境整潔、設備維護、修繕申請等管理。

      肆、借用規定

　(一)本要點所稱「租借」，係指會議室及會議室場地內各項設備之租賃或借用，並不提供其他服務。

　(二)院外單位租用本院會議室使用時其活動內容不得宣導違反本院宗旨與價值觀之理念，若有違反者，

　　　將不再提供租用。

　(三)本院可供外部顧客租借之會議室場地如下，其收費標準，由總務室傳送組訂定『會議室收費標準表』(附表一)，

　　　經副院長核定後實施之：

場地名稱	容納人數
戴德森國際會議廳	490人
第二講堂	142人
禮拜堂	200人
第一會議室	35人
B01平面教室	50人
B02扇型教室	50人
B03平面教室	100人
第八會議室	15人

備註:

　　　　1.計價方式：每場以4小時為一計費單位，未滿4小時者以4小時計算。

　　　　2.彩排[預演]：彩排僅限一場，以場租五折收費。

　　　　3.會場佈置/拆裝費用：每小時$2,000元。

　　　　4.攝影$6,000元/場/一機，兩機12,000元/場，以此類推。

　　　　　會議室場租費經審查核可最高優惠者，僅需負擔基本費(基本費不予折扣)。

　　　　　(1)中大型會議室基本費$6,000元/天。

　　　　　(2)第一會議室、B01、B02、B03會議室，基本費$500元/4小時。

　　　　　(3)第八會議室、12D會議室，基本費$300元/4小時。

簽核程序:

　　　　　(1) 中大型會議室(國際會議廳、第二講堂、9B禮拜堂)

　　※教會活動場地租金須經院牧部部主任核准通過，始予以優惠金額收取。

　　※非教會性質活動之簽核程序。

* 院內主辦簽核至科室主任以上。

* 本院共同主辦、共同合辦、共同承辦，費用優惠折扣需簽核至 副院長。

(2) 小型會議室簽核至科室主任。   

(四)使用限則:

　　1.會議室場地之租借時間需配合本院管制時間，租借者須於21:30結束22:00以前離場。

　　2.國際會議廳可接受自備器材，若欲使用院內器材須由院內工作人員操作。

　　3.口譯人員及相關設備需自備。

　　4.租借會議室需事先了解場地既有設施設備，不足之設施設備需自行處理。

　　5.彩排須於活動開始前1小時結束。

　　6.活動結束時間逾時，則每小時加收場地租金的20%(未滿1小時以1小時計收)。

伍、申請流程:

　　　　(一)戴德森醫療財團法人所轄單位：

1.租借一般會議室須進入院內OA「會議室管理系統」申請：

　　　　　　(1)小型會議室須自行登錄租借資訊。

　　　　　　(2)國際會議廳須填具『會議場地設備申請單』(附件二)，提出租借申請。

　　　　　　(3)非院內主辦之活動，須填具『會議場地設備申請單』(附件二)，提出租借申請並繳交費用。

　　　　　　(4)領用鑰匙：使用前須至管理單位領取鑰匙、簡報器並登記領用單，結束後歸還。

　　　　　　(5)租借單位於使用前須先行熟悉會議室之音響設備操作並提早預備，如設備操作方面如不熟悉，

　　　　　　　可洽管理單位另行安排學習時間。

　　　　　　(6)專用會議室請洽各場地負責人。

　　　　(二)院外單位：

1.洽訂方式：以電話、公文、e-mail或親自前來向總務室傳送組洽訂：

　　　　　　(1)聯絡電話：05-2765041轉8504、7584。

　　　　　　(2)傳真：05-2765041轉7589。

　　　　　　(3)e-mail：meeting@cych.org.tw。

2.填寫申請表：填寫『會議場地設備申請單』(附件二)，提出申請。

3.結帳方式：現金或匯款，專案簽准後於使用前繳清相關費用。

4.變更登記：取消、變更使用時間，需於使用日前一週辦妥更改。

5.研討會相關檔案需提前測試檔案是否能順利開啟。

　　陸、衝堂規則

　　　　(一)會議場地租借衝堂時之優先順序：

　1.評鑑用場地優於其他會議活動，優先提供。

　2.全國性會議活動優於地區性會議活動。

　3.院外租借有收費者優先於無收費者。

　4.九樓禮拜堂之聯合性禮拜用途優先於會議用途。

　5.特殊會議活動，則由上級主管裁示。

　　　　(二)審核條件：

　1.依會議用途:

　　　　　　　(1)評鑑用途[正式評鑑/預評/試評]。

　　　　　　　(2)主管機關訪查/外賓參訪/記者會。

　　　　　　　(3)董事會會議/院務會議。

　　　　　　　(4)醫務會議/主任會議。

　　　　　　　(5)跨科室團隊會議/各委員會會議。

　　　　　　　(6)科室會議/單位會議/小組/社團。

　2.有外賓會議優於單位內部會議。

　　柒、場地使用規範

　　　　(一)會場內之相關設備牆面嚴禁雙面膠帶黏貼、鑽孔、塗裝、打釘等行為，若有毀損需負賠償責任。

　　　　(二)會場內嚴禁使用火焰(明火)、有毒化學物品、乾粉式燒煙機等危險特效設備。

　　　　(三)會場內嚴禁攜帶飲料食物進入，違者不再出借場地使用。

　　　　(四)如有其他演出特殊效果，需事先?得本院管理單位同意。

　　　　(五)如有外加器材於觀眾席區域，需事先?得本院管理單位同意。

　　　　(六)活動期間請工作人員佩帶工作證。

　　　　(七)相關器材架設需保持舞台前後出入口及走道之通暢。

　　　　(八)活動之海報、標示，均須張貼於規定的海報架上，嚴禁隨意張貼於牆面或門板上。

　　　　(九)如有違背政府法令及本院相關規定時，本院有權要求立刻停止借用。

參考檔案: 管理辦法