醫工管理系統再進化：行動化與管理整合
資訊室 張漢呈資訊管理師
醫院提供病患醫療服務時經常需要藉由儀器來進行各種檢查及治療，因此儀器的維修、保養及使用分析是醫院管理上非常重要的事，我們透過智慧化的醫工管理系統讓管理看得見，安全又有效率。
醫工管理的重點以醫療儀器為主要核心，舉凡儀器購入的基本資料、操作維修手冊、維修履歷、保養歷程等項目資訊均缺一不可。再者透過統籌管理的方法，降低維修成本，並確保醫療儀器臨床使用安全，減少不必要的醫療傷害，提昇醫療服務品質完善，進而提高醫院對外的競爭力。
隨著儀器數量增加導致紙本文件不易收藏及查閱，並造成存放空間不足、紙張耗費與設備管理作業時間增加等問題。另外院內醫工管理系統雖已於2004年起陸續資訊化相繼完成基本資料系統、線上請修系統、保養紀錄系統的開發，但卻系統各自獨立，導致查詢時必須切換不同系統，使用十分不便。隨著行動裝置的科技開發日新月異，使得請修單朝向行動化、無紙化的可行性構想可以逐步被實現。本院醫工組於2019年提出行動化的構想將維修紀錄、保養紀錄整合至基本資料檔中，提高查詢效率，並由資訊室團隊開發響應式網頁設計(Responsive Web Design, RWD)的醫工管理系統，將整合的資訊能夠於手機上查詢，並可即時接收維修單及回覆維修結果。
醫工管理系統整合後所花費的資料查詢時間已大幅下降約14.8分鐘。假如以每月平均維修件數約為630件計算，每位工程師每日約可省下1.5小時，每年並可以省下5000張紙。行動化後除了醫工部門本身效率的提升外，系統的整合可提供院內各單位主管更方便查詢的管道，迅速且確實地掌握單位內儀器相關資訊。
在儀器的管理及業務量的評估，經常只能透過業務量資料進行分析，無法精準至每台設備的使用情形，對於儀器的汰舊換新、成本的評估面臨了一些限制。為了解決經常會遇到的成本分析及新機採購時的評估問題，我們於2020年開始將儀器的使用資料與PACS進行整合檢查資料庫紀錄整合進而了解儀器使用頻率、放置位置、財產資訊等等。讓建檔的儀器設備能夠以財產編號對應使用量，將每台超音波及內視鏡的使用量進行分析對應，除了可作為經營管理上的參考，亦可作為維修及保養上的依據。
為了更清楚不同醫療部門的儀器使用情形，開始將資料整合業務量檔且將資料雲端化讓相關主管更容易取得相關資料的查詢，還可以清楚了解每台儀器設備，不同時間的使用情況，包括每台機器使用頻率、每位醫師使用頻率及每台儀器產出的業務收入，可以作為未來儀器升級汰舊參考依據，也能提供給高階主管在儀器的成本效益分析，作為未來決策參考。
儀器設備除了對醫院的經營績效有關係，定期的維護，定期的更新儀器設備，對於病患而言更是重要。透過有效率的管理維持醫療儀器妥善率，不但可以提供病患更快速、更安全的看診並能有效減少病患看診等待時間。醫院能夠掌握每台儀器設備的收入與成本對於未來投資新設備也較能夠有個評估參考。對醫工儀器管理而言在管理上將會愈來愈精準的了解儀器使用的情形，包含不同的部門的收入與成本。儀器設備的評估也會走向個別化，透過資訊化、智慧化等方式讓儀器設備的管理方式越來越便利且越自動化。
系統參與：
資訊室/張漢呈、劉偉正、楊鈞安、陳秀婷、歐建宏、高惠芳
醫工組/張嘉麟、羅開元
